明確的職責和工作程序，是提高醫院行政效率的有效途徑。嘉興市中醫醫院的院辦工作流程實現了醫院院辦行政工作的規范化管理，對眾多醫院的管理規范化有著一定的借鑒意義

一、院辦工作職責
1. 在院長、副院長領導下，負責全院的文秘、行政管理和科室之間的協調工作。
2 . 安排各種行政會議，做好會議記錄，負責擬定醫院的工作計劃、總結和有關文件，并負責督促院部各項方針、政策、措施和各項決定的貫徹執行。
3. 做好行政類文件的收發、登記、編號、傳閱、收回及保管工作，針對文件內容，提出擬辦意見，對上級機關和有關單位的通知及時匯報有關領導。并請示辦理意見。
4. 領導有關人員做好印鑒、打字、復印、外勤、聯絡、群眾來信來訪處理、參觀及來賓的接待等工作。
5. 負責行政總值班人員的排班，主持職能科室晨會交班，安排機關科室日常工作，督辦各項行政事務，及時聽取各職能部門意見和建議。
6. 督促全院規章制度的制定、匯編與貫徹落實，組織有關人員進行勞動紀律查崗。
7. 協助院級領導處理日常行政事務工作，經常與職能科室溝通。

二、醫院辦公室工作流程圖（具體見下文）

三、總值班管理

1. 院總值班由院領導、職能科室有關人員參加，負責處理非辦公時間的醫務、行政和臨時事宜，及時傳達、處理上級指示和緊急通知，簽收機密文件。院辦負責安排每周總值班人員名單，并提前告知值班人員。
2. 值班時間：每天正常上班時間以外的時間，均由總值班負責。
3. 值班期間要負責檢查夜間工作人員的工作情況。
4. 值班人員要嚴格堅守工作崗位，如巡視病房或有事離開值班室時，要及時將去向告訴電話總機值班員，以便尋找。
5. 值班期間發生的重要問題，如值班人員無力解決，要立即向有關領導匯報。
6. 做好值班記錄，于第二日上班后向院辦公室交班，簡要通報值班情況。
7. 值班人員有權組織人員集中力量解決臨時發生的問題，有權調用醫院機動車輛。
8. 交接班前做好室內清潔，認真做好固定資產交接班，不得有脫崗現象。

四、公章使用管理

（一）常規蓋章的項目由院辦主任制定，超出常規的項目由分管領導批示。

（二）醫院公章由院辦公室作為機密件專人管理，并掌握使用。使用公章（文件除外）一律登記。

（三）醫院名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等，憑院長或分管院長簽發原件加蓋公章。

（四）工作證、結業證、離退休證、職務（稱）聘書等，由主管部門統一辦理。

（五）以醫院名義簽訂的合同、協議、訂購單等，審計部門審計后憑主管院長批準簽字后方可蓋印。

（六）因公出差、聯系業務等必須憑證明時要經主管領導批準方可開具。

（七）院領導工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。

（八）私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由院辦主任批準并嚴格登記手續。

（九）各科室部門公章應安排專人保管，并制定使用辦法，嚴格審批和登記制度。

（十）凡私蓋醫院公章或利用公章舞弊者，一經發現即予扣除責任人當月10%～20%績效工資。私蓋部門公章，由部門給予處罰，造成的一切社會責任由部門承擔。

五、檔案借閱制度（略）

六、車輛管理制度

1.醫院公務車的證照及稽核等事務統由院辦負責管理、調度，由車隊主管調派、維修、檢驗、清潔等。服務調度原則：先急后緩，重大公務優先。

2.本醫院人員因公用車須于事前向院辦申請調派；院辦依重要性順序派車。不按規定辦理申請，不得派車。

3.每車應設置“車輛行駛記錄表”，使用前應核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途等。院辦每月抽查一次。發現記載不實、不全或未記載者應上報人事部，做相應的扣分處分。

4．公務車原則上僅為現職院領導的公務活動服務；上級領導來院用車、院部接待的專家、教授來院用車，其他特殊情況用車，可酌情調配安排。嚴禁公車私用行為。

5.服務調度程序：① 原則上，出車人須憑出車單用車。②有服務需要者，需先告知院辦室，由院辦公室據實際情況靈活安排，同時開具出車單。③院領導城區用車，特殊情況下，可直接叫車，由出車司機于出車途中電話報告辦公室，以便掌握動向；回院及時補開出車單。④長途用車，須憑出車通知單出車，原則上須提前一天通知辦公室安排。⑤使用人應在出車通知單上簽名確認里程及費用。⑥科室及個人用車須經分管院領導批準，再報院辦。

七、來賓接待流程

醫院辦公室安排好醫院的來賓接待任務，有計劃、有步驟地協調相關職能部門和臨床科室完成好接待任務。具體接待程序如下：

1. 確定來訪對象的身份、人數及停留時間。清楚其身份是上級單位、平級單位還是下級單位，確定接待的食、宿待遇級別，并做好聯系工作。
2. 確定來訪對象到達時間、到達地點、交通工具。
2. 將來訪對象行程目的進行性質分類：來訪性質分為工作檢查、學術講座、技術指導、會議交流、參觀學習五類。
3. 根據來訪對象行程目的性質確定出面接待的分管領導，列出有必要參與接待或陪同工作的職能部門和臨床科室，并提前做好與各科室的溝通、協調工作。
4. 根據來訪者時間安排制作接待《任務行程表》，以確保接待工作緊張有序進行。
5. 把《任務行程表》告知來賓，便于來賓充分準備。
6. 告知相關部門，協調做好接待工作。

八、會議管理（略）