檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。醫院檔案資料，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要的參考價值［1］，對做好醫院檔案管理工作，具有十分重要的意義。但是，在當前醫院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統、歸檔資料連續性差、歸檔資料不完整等現象，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的開展，對醫院整體水平的提高也帶來不可忽視的不利影響。 
 
1  醫院檔案管理水平低的原因 

1.1  檔案意識淡薄 
由于歷史原因，絕大多數從事醫院檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，許多人對檔案的知識了解不夠，對檔案是信息的認識程度不夠。有些人認為檔案就是用過的資料，與工作關系不大，沒有必要過分地抓，甚至有的醫院領導從不過問檔案管理情況。各種原因導致醫院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，致使日常許多重要的檔案材料流失。 
 
1.2  檔案資料收集不全 
很多醫院更多注意到收集醫院發展的各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫務人員從事醫務活動中形成的各種資料、學術活動的情況報告，發表的各種論文和進行科研課題，很多人認為這是醫務人員自己的勞動成果，沒有必要收集歸檔，一旦這些醫務人員調離或退休，相關資料就會“人走茶涼”，一筆寶貴的檔案資料將白白流失。鑒于以上種種原因，許多醫院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史。 
 
1.3  觀念落后，創新意識不強 
由于檔案工作效益的滯后性，大多數檔案工作者認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內容、性質與任務，更不了解檔案事業的發展具有社會化、系統化和專業化的特點，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數，不善于捕捉社會新信息，難以開創檔案工作的新局面。 
 
1.4  對電子檔案的管理缺乏應用的專業技術能力 
隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。電子文檔是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，人們可以在機器上隨時方便地復制電子文檔，這樣，“文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來”這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對這些課題，大多數檔案管理者無力應付。另外，檔案管理者沒有受過專業培訓，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。以上各種原因嚴重制約了醫院檔案的發展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學合理的現代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。 
 
2  提高醫院檔案管理水平的措施 

2.1  制訂合理的檔案管理制度 
首先，醫院各級領導必須從思想上深刻認識檔案管理工作的重要性，認識到將本機構運行完畢的資料有序地分類歸檔、編號保存，不僅有利于工作的連續性，有利于對既往資料的考證、利用，而且也是反映自己任內政績的實據。檔案室要建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。其次，各科的專兼職檔案管理者要負責日常資料的收集與整理，將檔案建設工作貫穿于整個醫院管理中，以強化檔案管理者的檔案意識。再次，要建立有效的激勵機制，將檔案建設作為各科兼職檔案員的年度考核內容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案事業的完善發展。 
 
2.2  完善機構，健全網絡 
醫院檔案管理的組織建設是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設置是否合理，直接關系到醫院檔案工作的成效，同時也在一定程度上反映了醫院的管理水平。為了便于檔案管理、有利于檔案綜合利用，從促進資源共享的角度出發，醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時，醫院應積極創造條件建立較為規范的各類檔案庫房，對于性質特殊的檔案，如人事檔案、病案和設備檔案都應另設專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫院各科室配備兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫院綜合檔案室移交。 
 
2.3  加強檔案管理者的職業道德修養，增強責任心 
檔案管理者的職責就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查［1］。檔案管理者在工作之余必須加強理論學習，提高檔案方面的理論修養，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念。 
 
2.4  增強創新意識，強化服務觀念 
建立檔案的最終目的是為了利用。了解到這一點，那種“做客待客”的服務方式就應及早消除了。跟隨時代的步伐，檔案者要建立開發檔案信息資源的意識，并積極付之行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統加工整理，形成“檔案超市”。主動領導服務，主動為醫教研服務。 

2.5  掌握計算機操作的技能，建立信息網絡 
在信息飛速發展的今天，檔案管理現代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識,要熟練掌握計算機應用的基本知識，要學會建立各類檔案數據庫,提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。將檔案內容分門別類輸入計算機，既可以節省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動變為在幾分鐘內便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。檔案管理手段的現代化成為醫院管理現代化和辦公自動化的有力支柱。