檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)。醫(yī)院檔案資料，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要的參考價(jià)值［1］，對(duì)做好醫(yī)院檔案管理工作，具有十分重要的意義。但是，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統(tǒng)、歸檔資料連續(xù)性差、歸檔資料不完整等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展，對(duì)醫(yī)院整體水平的提高也帶來不可忽視的不利影響。 
 
1  醫(yī)院檔案管理水平低的原因 

1.1  檔案意識(shí)淡薄 
由于歷史原因，絕大多數(shù)從事醫(yī)院檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對(duì)檔案的知識(shí)了解不夠，對(duì)檔案是信息的認(rèn)識(shí)程度不夠。有些人認(rèn)為檔案就是用過的資料，與工作關(guān)系不大，沒有必要過分地抓，甚至有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)從不過問檔案管理情況。各種原因?qū)е箩t(yī)院檔案工作者對(duì)檔案管理的責(zé)任心不強(qiáng)，致使日常許多重要的檔案材料流失。 
 
1.2  檔案資料收集不全 
很多醫(yī)院更多注意到收集醫(yī)院發(fā)展的各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫(yī)務(wù)人員從事醫(yī)務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料、學(xué)術(shù)活動(dòng)的情況報(bào)告，發(fā)表的各種論文和進(jìn)行科研課題，很多人認(rèn)為這是醫(yī)務(wù)人員自己的勞動(dòng)成果，沒有必要收集歸檔，一旦這些醫(yī)務(wù)人員調(diào)離或退休，相關(guān)資料就會(huì)“人走茶涼”，一筆寶貴的檔案資料將白白流失。鑒于以上種種原因，許多醫(yī)院的檔案資料零星不全，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映歷史。 
 
1.3  觀念落后，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng) 
由于檔案工作效益的滯后性，大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務(wù)，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會(huì)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點(diǎn)，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，對(duì)遇到新情況、新問題胸中無數(shù)，不善于捕捉社會(huì)新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。 
 
1.4  對(duì)電子檔案的管理缺乏應(yīng)用的專業(yè)技術(shù)能力 
隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文檔，這樣，“文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來”這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)這些課題，大多數(shù)檔案管理者無力應(yīng)付。另外，檔案管理者沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，缺乏足夠的應(yīng)付能力。以上各種原因嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學(xué)合理的現(xiàn)代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。 
 
2  提高醫(yī)院檔案管理水平的措施 

2.1  制訂合理的檔案管理制度 
首先，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到將本機(jī)構(gòu)運(yùn)行完畢的資料有序地分類歸檔、編號(hào)保存，不僅有利于工作的連續(xù)性，有利于對(duì)既往資料的考證、利用，而且也是反映自己任內(nèi)政績的實(shí)據(jù)。檔案室要建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。其次，各科的專兼職檔案管理者要負(fù)責(zé)日常資料的收集與整理，將檔案建設(shè)工作貫穿于整個(gè)醫(yī)院管理中，以強(qiáng)化檔案管理者的檔案意識(shí)。再次，要建立有效的激勵(lì)機(jī)制，將檔案建設(shè)作為各科兼職檔案員的年度考核內(nèi)容之一，以激勵(lì)他們的工作熱情，促進(jìn)檔案事業(yè)的完善發(fā)展。 
 
2.2  完善機(jī)構(gòu)，健全網(wǎng)絡(luò) 
醫(yī)院檔案管理的組織建設(shè)是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的成效，同時(shí)也在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平。為了便于檔案管理、有利于檔案綜合利用，從促進(jìn)資源共享的角度出發(fā)，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫(yī)院檔案綜合管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立較為規(guī)范的各類檔案庫房，對(duì)于性質(zhì)特殊的檔案，如人事檔案、病案和設(shè)備檔案都應(yīng)另設(shè)專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫(yī)院各科室配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫(yī)院綜合檔案室移交。 
 
2.3  加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心 
檔案管理者的職責(zé)就是維護(hù)檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對(duì)檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查［1］。檔案管理者在工作之余必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念。 
 
2.4  增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀念 
建立檔案的最終目的是為了利用。了解到這一點(diǎn)，那種“做客待客”的服務(wù)方式就應(yīng)及早消除了。跟隨時(shí)代的步伐，檔案者要建立開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，并積極付之行動(dòng)，要在平時(shí)加強(qiáng)各類檔案的編研工作，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，形成“檔案超市”。主動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主動(dòng)為醫(yī)教研服務(wù)。 

2.5  掌握計(jì)算機(jī)操作的技能，建立信息網(wǎng)絡(luò) 
在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實(shí)，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí),要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，要學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫,提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。將檔案內(nèi)容分門別類輸入計(jì)算機(jī)，既可以節(jié)省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查尋檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)變?yōu)樵趲追昼妰?nèi)便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實(shí)感強(qiáng)的立體效果。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。檔案管理手段的現(xiàn)代化成為醫(yī)院管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的有力支柱。