醫(yī)院信息化建設(shè)是一個(gè)漫長的探索過程, HIS系統(tǒng)沒有成品,它必須在應(yīng)用過程中不斷完善、不斷更新、不斷充實(shí)。與其他行業(yè)的信息化相比,醫(yī)院信息化有其鮮明的特點(diǎn)。醫(yī)院的信息管理必須以病人為中心,病人的信息貫穿整個(gè)信息系統(tǒng),一切臨床業(yè)務(wù)均要以方便病人為主;醫(yī)院業(yè)務(wù)類型繁多,管理復(fù)雜,各業(yè)務(wù)項(xiàng)目之間數(shù)據(jù)交換頻繁;醫(yī)院信息化還未有一套通用的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及法律依據(jù),這增加了與院外數(shù)據(jù)交換的困難,且使得一些應(yīng)用項(xiàng)目因缺少法律依據(jù)而難以開展。本院的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)自1996年以來,經(jīng)過了多次升級及更新,現(xiàn)已超過35個(gè)子系統(tǒng),幾乎涵蓋了醫(yī)院所有科室,基本滿足了各科室的日常管理工作,系統(tǒng)運(yùn)行已日趨完善。作者在醫(yī)院信息處從事信息管理工作多年,在工作中總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn),現(xiàn)就個(gè)人觀點(diǎn)在此與各兄弟醫(yī)院信息處同仁進(jìn)行探討。

1、醫(yī)院信息系統(tǒng)開發(fā)商的選擇,保證售后服務(wù)非常重要

醫(yī)院信息化建設(shè)的第一步也是最關(guān)鍵的一步便是選擇適合醫(yī)院管理及發(fā)展的應(yīng)用軟件。現(xiàn)在市場上H IS系統(tǒng)的軟件供應(yīng)商數(shù)不勝數(shù),而且各家的宣傳工作都做得非常好,一時(shí)間很難做出比較。如何挑選合適的商家呢?除了要考慮公司的實(shí)力,考慮軟件是否適合本醫(yī)院以外,非常重要的一點(diǎn)便是公司提供的售后服務(wù)。無論軟件做得多么完善,系統(tǒng)運(yùn)行過程中必定會(huì)發(fā)現(xiàn)漏洞,在應(yīng)用過程中醫(yī)院必定會(huì)提出很多新的需求,這些都需要公司的支持。我碰到過很多軟件公司,交付的軟件經(jīng)驗(yàn)收后,便很難再找他們修改程序。所以在購買軟件前必須了解公司的售后服務(wù)是否周全,并要求公司提供一份完整、具體的售后維護(hù)服務(wù)的協(xié)議,對其售后服務(wù)協(xié)議各項(xiàng)條款都滿意了再簽訂購買合同。這樣才能保證在日后的應(yīng)用過程中及時(shí)解決碰到的問題,保證在需要進(jìn)行應(yīng)用的擴(kuò)展時(shí)很好地得到公司的支持。

2、在院內(nèi)做好軟件的宣傳工作

首先要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持,其次要讓操作人員充分認(rèn)識到軟件能使他們減少很多工作量,還應(yīng)讓他們了解系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)非常漫長的過程,在此過程中會(huì)碰到很多問題,需要靠大家一起來完善。信息化建設(shè)工作如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持,實(shí)施起來必定會(huì)非常被動(dòng),非常的困難。系統(tǒng)實(shí)施過程中,各個(gè)科室之間有許多協(xié)調(diào)工作,很多時(shí)候技術(shù)上的問題我們都能解決,但是有些人為因素卻很讓人頭疼,這時(shí)就需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。如果有了領(lǐng)導(dǎo)的支持,使得各科室都能充分信任和服從信息處的調(diào)配和指揮,那我們的工作就更加從容了。開始時(shí)操作員因操作上的問題或軟件本身的問題不會(huì)覺得不適應(yīng),覺得還是以前手工方便,所以在軟件投入使用之前,對人員培訓(xùn)時(shí)我們就應(yīng)做好宣傳工作,讓操作員一開始便有這樣的意識: H IS系統(tǒng)并不是成品,它還需要大家一起來發(fā)現(xiàn)問題,一起來改善,使之更符合我們的使用要求。醫(yī)院信息化建設(shè)涉及面廣,醫(yī)院任何工作人員都可能使用到系統(tǒng),所以一定要大家齊心合力,把信息化建設(shè)當(dāng)做是自己的工作,才能把系統(tǒng)做好。

3、需求的收集、確認(rèn)及存檔

我們對于需求的管理有一套很實(shí)用的方法,雖然有些麻煩,但是我覺得這樣做還是非常有必要的。系統(tǒng)逐步穩(wěn)定后,需求也逐漸減少,我們一星期集中處理一次需求,且要求需求提高科室的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)需求。因?yàn)槿绻慨?dāng)接到一個(gè)需求,就馬上傳到公司修改,這不但增加我們的工作量,而且程序修改完后新程序的對應(yīng)也會(huì)顯得混亂,常常會(huì)剛對應(yīng)了新程序,新的需求又提出,這樣也許得不斷地更新程序,如果集中定期處理,則會(huì)使工作顯得井井條條,不易出錯(cuò)。對于需求的確認(rèn),這也是非常必要的,要求需求提出人簽字,目的在于對需求的實(shí)用性及可能發(fā)生的影響負(fù)責(zé),他們必會(huì)認(rèn)真考慮此需求的必要性,程序修改完后他們也會(huì)認(rèn)真地試用新程序,有問題會(huì)很負(fù)責(zé)任地提出。以前我們并未讓提出人簽字,常常憑他們口頭提的要求整理出需求,新程序使用時(shí),很多人并沒有及時(shí)去關(guān)注,有時(shí)程序改得不符合他們的要求,或者符合了他的要求卻不符合了其他人的要求,他們便會(huì)否認(rèn)提過這樣的需求,這樣我們又不得不將程序改回去。我們的需求確認(rèn)單有固定的格式,根據(jù)需求提出人寫的原始文檔整理出需求確認(rèn)單后打印出來,簽字后與需求的原始文檔一同存檔,以備今后查閱。電子文檔按各子系統(tǒng)分目錄存質(zhì)量的防疫用品買不到,各種質(zhì)量較差的物資則趁機(jī)打劫,不買就沒有用的,各單位只能就范。這一現(xiàn)象給了我們深刻的提示,我們必須立足平時(shí),未雨綢繆,加強(qiáng)戰(zhàn)爭準(zhǔn)備(這次SARS疫情就類似一場“生物戰(zhàn)”) ,為應(yīng)對日益增加的核、化、生恐怖襲擊事件,類似災(zāi)害和疫情處置工作的需要,我們必須充分認(rèn)識這些事件發(fā)生的可能性,匯集相關(guān)專業(yè)的專家進(jìn)行研討,根據(jù)各種物資的實(shí)際消耗數(shù)字,建立相關(guān)物資的儲(chǔ)備機(jī)制,安排相應(yīng)的經(jīng)費(fèi),儲(chǔ)備相應(yīng)的藥品器材。在電腦里,并定期做好備份。新程序?qū)?yīng)使用后,我們也都做一記錄,記錄下對應(yīng)時(shí)間,修改了什么,以備今后查閱。定期做一次需求匯總,總結(jié)近期的工作,這樣能使我們很清楚地掌握系統(tǒng)功能的增加及修改情況,軟件出問題時(shí)能更方便地查出原因。

4、成立醫(yī)院信息管理小組

我院早在系統(tǒng)上線時(shí)便成立了信息管理小組,由院長擔(dān)任組長,各科主任或計(jì)算機(jī)愛好者為成員。信息管理小組的成員既是醫(yī)務(wù)人員,又懂得一些計(jì)算機(jī)知識,對計(jì)算機(jī)應(yīng)用有一定的興趣。信息管理小組在醫(yī)院信息化建設(shè)的各個(gè)階段都發(fā)揮了很大的作用。新系統(tǒng)的開發(fā)需要他們幫助論證和審核可行性,他們往往能提出非常有意義的建議和意見。新系統(tǒng)的試用階段他們是非常好的程度測試員,對于一些細(xì)節(jié)都能考慮得非常周到。隨著系統(tǒng)的日趨完善,他們逐步掌握了軟件的使用,對系統(tǒng)比一般人有更深的理解,因此中日常工作中,他們常常能幫助科室的人解決操作中的很多問題,即使不能解決,也能大致知道問題所在,能很好地與我們交流,幫助我們查出原因和解決問題。信息管理小組對信息化建設(shè)的作用及對我們工作的幫助日益增大,我覺得信息管理小組對于每個(gè)醫(yī)院都是不可缺少的。

5、與不同開發(fā)商的軟件做接口時(shí),一定要盡量了解和掌握

流程和原理我院H IS系統(tǒng)與醫(yī)保局的醫(yī)保管理系統(tǒng)做接口時(shí)碰到了很多問題,最讓人頭痛的是,出了問題后,不知道問題出在哪邊,兩家公司總是明確告訴我,他們的程序肯定沒問題,問題應(yīng)該出在對方,我想很多醫(yī)院都碰到過這種情況。我仔細(xì)閱讀了他們的接口文檔,搞清楚了程序的設(shè)計(jì)原理及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)流向,出了問題后便能分析出問題所在,有的時(shí)候,并不是程序有錯(cuò),而是在不同的公司做接口時(shí)往往會(huì)因標(biāo)準(zhǔn)不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同、對業(yè)務(wù)的理解不同造成差錯(cuò)。分析出造成差錯(cuò)的原因后,便能清楚地和雙方程序員進(jìn)行交流,盡快地解決問題。另外,面對病人的前端日常業(yè)務(wù)子系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常了并不等于后臺數(shù)據(jù)就正確無誤了,所以系統(tǒng)上線后,還應(yīng)及時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對。我院醫(yī)保系統(tǒng)上線后,因沒有及時(shí)與醫(yī)保局核對數(shù)據(jù),一年積累下來的數(shù)據(jù)非常龐大,而且因沒有核對過,有很多錯(cuò)誤沒被發(fā)現(xiàn)因此也沒有修改,錯(cuò)誤數(shù)據(jù)一直產(chǎn)生,導(dǎo)致糾正和對帳的工作量非常大。有了此次教訓(xùn)后我們基本上每月都會(huì)核對一次數(shù)據(jù),每個(gè)季度與醫(yī)保局對一次帳,現(xiàn)醫(yī)保數(shù)據(jù)已基本正常,每次對帳也非常輕松,數(shù)據(jù)非常準(zhǔn)確。

6、開發(fā)和使用系統(tǒng)監(jiān)控軟件

我院H IS軟件的開發(fā)商研發(fā)了一套系統(tǒng)監(jiān)控程序,該程序能實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫的信息、服務(wù)器資源利用信息、當(dāng)前用戶信息、應(yīng)用程序使用情況及系統(tǒng)鎖的情況。通過該程序,我們能非常清楚地掌握整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況,在每日系統(tǒng)使用高峰期,數(shù)據(jù)流量也達(dá)到一個(gè)峰值,該程序能讓我們嚴(yán)密監(jiān)控系統(tǒng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù),保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定。當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行速度緩慢或發(fā)生暫時(shí)性的死機(jī)時(shí),系統(tǒng)監(jiān)控程序能很方便地檢測到各類數(shù)據(jù),有助于我們分析引起系統(tǒng)速度減慢或死機(jī)的原因,以便及時(shí)解決問題。系統(tǒng)監(jiān)控程序在我們處理系統(tǒng)日常問題時(shí),作用是非常大的,信息處備有這樣一套監(jiān)控程序是非常必要的。

7、制定嚴(yán)密、詳盡、可行的系統(tǒng)應(yīng)急方案

應(yīng)急方案應(yīng)根據(jù)事故等級及業(yè)務(wù)種類(即子系統(tǒng))來分別制定,對于門診、急診、藥房等直接面對患者的前端工作區(qū)更應(yīng)做得具體嚴(yán)密。第一等級是最高等級的事故,系統(tǒng)整個(gè)癱瘓,工作站也無法使用,這時(shí)所有的工作完全依靠人工,方案應(yīng)包括人工操作的準(zhǔn)備、人工操作如何迅速開展以及如何準(zhǔn)備原始數(shù)據(jù),以便系統(tǒng)恢復(fù)正常時(shí)進(jìn)行補(bǔ)登。第二等級是服務(wù)器當(dāng)機(jī)或某個(gè)區(qū)域與主干網(wǎng)絡(luò)中斷,這時(shí)工作站還能作為單機(jī)使用。使用單機(jī)來處理業(yè)務(wù)我們一般只是針對藥房劃價(jià)的應(yīng)急,在每個(gè)藥房均備有一臺應(yīng)急工作站,此工作站每天會(huì)從服務(wù)器下載藥品數(shù)據(jù),當(dāng)藥房的計(jì)算機(jī)無法登錄到服務(wù)器時(shí),就啟用該應(yīng)急工作站進(jìn)行藥品劃價(jià)工作。最后便是服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)都正常,工作站出現(xiàn)了問題。這種情況當(dāng)然最好解決,我們備有幾臺備用機(jī)器,隨時(shí)可以裝上使用。方案制定出來后,應(yīng)對操作員進(jìn)行培訓(xùn),并進(jìn)行幾次預(yù)演。有了詳盡的方案及周全的人員準(zhǔn)備,系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)操作員與我們便能很好的配合,避免數(shù)據(jù)丟失或?qū)?shù)據(jù)丟失降到最低,從容應(yīng)付,不致于造成混亂。

8、定期進(jìn)行硬件的檢修及維護(hù)工作,并做好維修記錄,有可能的話可以將硬件維護(hù)外包系統(tǒng)逐漸擴(kuò)大

以后,硬件的日常維護(hù)成為一塊工作量非常大的工作。我院每天光工作站的電腦及打印機(jī)的一些小故障就得花很多人力和時(shí)間。我們采取定期做機(jī)器日常保養(yǎng)和檢修的辦法,并常做些硬件使用的培訓(xùn),將故障發(fā)生率降到最低。每次做了保養(yǎng)及檢修后都做詳細(xì)的記錄,因此對全院的各硬件都有大概的了解,機(jī)器出問題后基本上不用到現(xiàn)場,結(jié)合操作員的描述便可以大致判斷故障原因。這樣就能保證帶上合適的工具,有時(shí)不到現(xiàn)場口頭教一下操作員便能解決問題。現(xiàn)在我們基本上已經(jīng)將硬件的維護(hù)外包給本地的計(jì)算機(jī)公司,與公司簽訂了合同,發(fā)生故障后必須保證第一時(shí)間到現(xiàn)場。實(shí)行外包后我們的工作量減少了很多,這樣我們能利用更多的時(shí)間在系統(tǒng)的軟件維護(hù)、服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)的宏觀維護(hù)上。本文主要從管理的角度談我院信息處工作的一些經(jīng)驗(yàn),基本上未提及關(guān)于技術(shù)上的問題。醫(yī)院信息化建設(shè)除了需要先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),科學(xué)、規(guī)范的管理更是我們成功的關(guān)鍵。我們必須在工作中積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),不斷摸索、不斷改進(jìn),才能形成更加符合醫(yī)院的信息化管