醫(yī)院信息化建設(shè)是一個漫長的探索過程，HIS系統(tǒng)沒有成品，它必須在應用過程中不斷完善、不斷更新、不斷充實。與其他行業(yè)的信息化相比，醫(yī)院信息化有其鮮明的特點。醫(yī)院的信息管理必須以病人為中心,病人的信息貫穿整個信息系統(tǒng),一切臨床業(yè)務均要以方便病人為主；醫(yī)院業(yè)務類型繁多,管理復雜，各業(yè)務項目之間數(shù)據(jù)交換頻繁；醫(yī)院信息化還未有一套通用的規(guī)范、標準及法律依據(jù)，這增加了與院外數(shù)據(jù)交換的困難，且使得一些應用項目因缺少法律依據(jù)而難以開展。本院的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)自1996年以來,經(jīng)過了多次升級及更新,現(xiàn)已超過35個子系統(tǒng),幾乎涵蓋了醫(yī)院所有科室,基本滿足了各科室的日常管理工作,系統(tǒng)運行已日趨完善。作者在醫(yī)院信息處從事信息管理工作多年,在工作中總結(jié)了一些經(jīng)驗,現(xiàn)就個人觀點在此與各兄弟醫(yī)院信息處同仁進行探討。

1、醫(yī)院信息系統(tǒng)開發(fā)商的選擇,保證售后服務非常重要

醫(yī)院信息化建設(shè)的第一步也是最關(guān)鍵的一步便是選擇適合醫(yī)院管理及發(fā)展的應用軟件。現(xiàn)在市場上H IS系統(tǒng)的軟件供應商數(shù)不勝數(shù),而且各家的宣傳工作都做得非常好,一時間很難做出比較。如何挑選合適的商家呢?除了要考慮公司的實力,考慮軟件是否適合本醫(yī)院以外,非常重要的一點便是公司提供的售后服務。無論軟件做得多么完善,系統(tǒng)運行過程中必定會發(fā)現(xiàn)漏洞,在應用過程中醫(yī)院必定會提出很多新的需求,這些都需要公司的支持。我碰到過很多軟件公司,交付的軟件經(jīng)驗收后,便很難再找他們修改程序。所以在購買軟件前必須了解公司的售后服務是否周全,并要求公司提供一份完整、具體的售后維護服務的協(xié)議,對其售后服務協(xié)議各項條款都滿意了再簽訂購買合同。這樣才能保證在日后的應用過程中及時解決碰到的問題,保證在需要進行應用的擴展時很好地得到公司的支持。

2、在院內(nèi)做好軟件的宣傳工作

首先要得到領(lǐng)導的支持,其次要讓操作人員充分認識到軟件能使他們減少很多工作量,還應讓他們了解系統(tǒng)的建設(shè)是一個非常漫長的過程,在此過程中會碰到很多問題,需要靠大家一起來完善。信息化建設(shè)工作如果沒有領(lǐng)導的理解和支持,實施起來必定會非常被動,非常的困難。系統(tǒng)實施過程中,各個科室之間有許多協(xié)調(diào)工作,很多時候技術(shù)上的問題我們都能解決,但是有些人為因素卻很讓人頭疼,這時就需要領(lǐng)導出面協(xié)調(diào)。如果有了領(lǐng)導的支持,使得各科室都能充分信任和服從信息處的調(diào)配和指揮,那我們的工作就更加從容了。開始時操作員因操作上的問題或軟件本身的問題不會覺得不適應,覺得還是以前手工方便,所以在軟件投入使用之前,對人員培訓時我們就應做好宣傳工作,讓操作員一開始便有這樣的意識: H IS系統(tǒng)并不是成品,它還需要大家一起來發(fā)現(xiàn)問題,一起來改善,使之更符合我們的使用要求。醫(yī)院信息化建設(shè)涉及面廣,醫(yī)院任何工作人員都可能使用到系統(tǒng),所以一定要大家齊心合力,把信息化建設(shè)當做是自己的工作,才能把系統(tǒng)做好。

3、需求的收集、確認及存檔

我們對于需求的管理有一套很實用的方法,雖然有些麻煩,但是我覺得這樣做還是非常有必要的。系統(tǒng)逐步穩(wěn)定后,需求也逐漸減少,我們一星期集中處理一次需求,且要求需求提高科室的負責人簽字確認需求。因為如果每當接到一個需求,就馬上傳到公司修改,這不但增加我們的工作量,而且程序修改完后新程序的對應也會顯得混亂,常常會剛對應了新程序,新的需求又提出,這樣也許得不斷地更新程序,如果集中定期處理,則會使工作顯得井井條條,不易出錯。對于需求的確認,這也是非常必要的,要求需求提出人簽字,目的在于對需求的實用性及可能發(fā)生的影響負責,他們必會認真考慮此需求的必要性,程序修改完后他們也會認真地試用新程序,有問題會很負責任地提出。以前我們并未讓提出人簽字,常常憑他們口頭提的要求整理出需求,新程序使用時,很多人并沒有及時去關(guān)注,有時程序改得不符合他們的要求,或者符合了他的要求卻不符合了其他人的要求,他們便會否認提過這樣的需求,這樣我們又不得不將程序改回去。我們的需求確認單有固定的格式,根據(jù)需求提出人寫的原始文檔整理出需求確認單后打印出來,簽字后與需求的原始文檔一同存檔,以備今后查閱。電子文檔按各子系統(tǒng)分目錄存質(zhì)量的防疫用品買不到,各種質(zhì)量較差的物資則趁機打劫,不買就沒有用的,各單位只能就范。這一現(xiàn)象給了我們深刻的提示,我們必須立足平時,未雨綢繆,加強戰(zhàn)爭準備(這次SARS疫情就類似一場“生物戰(zhàn)”) ,為應對日益增加的核、化、生恐怖襲擊事件,類似災害和疫情處置工作的需要,我們必須充分認識這些事件發(fā)生的可能性,匯集相關(guān)專業(yè)的專家進行研討,根據(jù)各種物資的實際消耗數(shù)字,建立相關(guān)物資的儲備機制,安排相應的經(jīng)費,儲備相應的藥品器材。在電腦里,并定期做好備份。新程序?qū)褂煤?我們也都做一記錄,記錄下對應時間,修改了什么,以備今后查閱。定期做一次需求匯總,總結(jié)近期的工作,這樣能使我們很清楚地掌握系統(tǒng)功能的增加及修改情況,軟件出問題時能更方便地查出原因。

4、成立醫(yī)院信息管理小組

我院早在系統(tǒng)上線時便成立了信息管理小組,由院長擔任組長,各科主任或計算機愛好者為成員。信息管理小組的成員既是醫(yī)務人員,又懂得一些計算機知識,對計算機應用有一定的興趣。信息管理小組在醫(yī)院信息化建設(shè)的各個階段都發(fā)揮了很大的作用。新系統(tǒng)的開發(fā)需要他們幫助論證和審核可行性,他們往往能提出非常有意義的建議和意見。新系統(tǒng)的試用階段他們是非常好的程度測試員,對于一些細節(jié)都能考慮得非常周到。隨著系統(tǒng)的日趨完善,他們逐步掌握了軟件的使用,對系統(tǒng)比一般人有更深的理解,因此中日常工作中,他們常常能幫助科室的人解決操作中的很多問題,即使不能解決,也能大致知道問題所在,能很好地與我們交流,幫助我們查出原因和解決問題。信息管理小組對信息化建設(shè)的作用及對我們工作的幫助日益增大,我覺得信息管理小組對于每個醫(yī)院都是不可缺少的。

5、與不同開發(fā)商的軟件做接口時,一定要盡量了解和掌握

流程和原理我院H IS系統(tǒng)與醫(yī)保局的醫(yī)保管理系統(tǒng)做接口時碰到了很多問題,最讓人頭痛的是,出了問題后,不知道問題出在哪邊,兩家公司總是明確告訴我,他們的程序肯定沒問題,問題應該出在對方,我想很多醫(yī)院都碰到過這種情況。我仔細閱讀了他們的接口文檔,搞清楚了程序的設(shè)計原理及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)流向,出了問題后便能分析出問題所在,有的時候,并不是程序有錯,而是在不同的公司做接口時往往會因標準不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同、對業(yè)務的理解不同造成差錯。分析出造成差錯的原因后,便能清楚地和雙方程序員進行交流,盡快地解決問題。另外,面對病人的前端日常業(yè)務子系統(tǒng)運轉(zhuǎn)正常了并不等于后臺數(shù)據(jù)就正確無誤了,所以系統(tǒng)上線后,還應及時對數(shù)據(jù)進行檢查和核對。我院醫(yī)保系統(tǒng)上線后,因沒有及時與醫(yī)保局核對數(shù)據(jù),一年積累下來的數(shù)據(jù)非常龐大,而且因沒有核對過,有很多錯誤沒被發(fā)現(xiàn)因此也沒有修改,錯誤數(shù)據(jù)一直產(chǎn)生,導致糾正和對帳的工作量非常大。有了此次教訓后我們基本上每月都會核對一次數(shù)據(jù),每個季度與醫(yī)保局對一次帳,現(xiàn)醫(yī)保數(shù)據(jù)已基本正常,每次對帳也非常輕松,數(shù)據(jù)非常準確。

6、開發(fā)和使用系統(tǒng)監(jiān)控軟件

我院H IS軟件的開發(fā)商研發(fā)了一套系統(tǒng)監(jiān)控程序,該程序能實時監(jiān)控數(shù)據(jù)庫的信息、服務器資源利用信息、當前用戶信息、應用程序使用情況及系統(tǒng)鎖的情況。通過該程序,我們能非常清楚地掌握整個系統(tǒng)的運行情況,在每日系統(tǒng)使用高峰期,數(shù)據(jù)流量也達到一個峰值,該程序能讓我們嚴密監(jiān)控系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù),保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定。當系統(tǒng)運行速度緩慢或發(fā)生暫時性的死機時,系統(tǒng)監(jiān)控程序能很方便地檢測到各類數(shù)據(jù),有助于我們分析引起系統(tǒng)速度減慢或死機的原因,以便及時解決問題。系統(tǒng)監(jiān)控程序在我們處理系統(tǒng)日常問題時,作用是非常大的,信息處備有這樣一套監(jiān)控程序是非常必要的。

7、制定嚴密、詳盡、可行的系統(tǒng)應急方案

應急方案應根據(jù)事故等級及業(yè)務種類(即子系統(tǒng))來分別制定,對于門診、急診、藥房等直接面對患者的前端工作區(qū)更應做得具體嚴密。第一等級是最高等級的事故,系統(tǒng)整個癱瘓,工作站也無法使用,這時所有的工作完全依靠人工,方案應包括人工操作的準備、人工操作如何迅速開展以及如何準備原始數(shù)據(jù),以便系統(tǒng)恢復正常時進行補登。第二等級是服務器當機或某個區(qū)域與主干網(wǎng)絡中斷,這時工作站還能作為單機使用。使用單機來處理業(yè)務我們一般只是針對藥房劃價的應急,在每個藥房均備有一臺應急工作站,此工作站每天會從服務器下載藥品數(shù)據(jù),當藥房的計算機無法登錄到服務器時,就啟用該應急工作站進行藥品劃價工作。最后便是服務器及網(wǎng)絡都正常,工作站出現(xiàn)了問題。這種情況當然最好解決,我們備有幾臺備用機器,隨時可以裝上使用。方案制定出來后,應對操作員進行培訓,并進行幾次預演。有了詳盡的方案及周全的人員準備,系統(tǒng)出現(xiàn)故障時操作員與我們便能很好的配合,避免數(shù)據(jù)丟失或?qū)?shù)據(jù)丟失降到最低,從容應付,不致于造成混亂。

8、定期進行硬件的檢修及維護工作,并做好維修記錄,有可能的話可以將硬件維護外包系統(tǒng)逐漸擴大

以后,硬件的日常維護成為一塊工作量非常大的工作。我院每天光工作站的電腦及打印機的一些小故障就得花很多人力和時間。我們采取定期做機器日常保養(yǎng)和檢修的辦法,并常做些硬件使用的培訓,將故障發(fā)生率降到最低。每次做了保養(yǎng)及檢修后都做詳細的記錄,因此對全院的各硬件都有大概的了解,機器出問題后基本上不用到現(xiàn)場,結(jié)合操作員的描述便可以大致判斷故障原因。這樣就能保證帶上合適的工具,有時不到現(xiàn)場口頭教一下操作員便能解決問題。現(xiàn)在我們基本上已經(jīng)將硬件的維護外包給本地的計算機公司,與公司簽訂了合同,發(fā)生故障后必須保證第一時間到現(xiàn)場。實行外包后我們的工作量減少了很多,這樣我們能利用更多的時間在系統(tǒng)的軟件維護、服務器及網(wǎng)絡的宏觀維護上。本文主要從管理的角度談我院信息處工作的一些經(jīng)驗,基本上未提及關(guān)于技術(shù)上的問題。醫(yī)院信息化建設(shè)除了需要先進的計算機技術(shù),科學、規(guī)范的管理更是我們成功的關(guān)鍵。我們必須在工作中積累經(jīng)驗和教訓,不斷摸索、不斷改進,才能形成更加符合醫(yī)